AI-beleid voor advocatenkantoren

Waarom een AI-beleid nu nodig is

Generatieve AI is in korte tijd een gewoon hulpmiddel geworden. Dat is goed nieuws: AI kan advocaten veel zoek- en schrijfwerk uit handen nemen. Maar zonder afspraken ontstaat ‘schaduw-AI’: medewerkers die uit goede bedoelingen cliëntinformatie in een gratis chatbot plakken. Wat daar gebeurt met de gegevens, heeft het kantoor dan niet meer in de hand.

Voor de advocatuur weegt dat extra zwaar. Vertrouwelijkheid en deskundigheid behoren tot de kernwaarden van het beroep, en het beroepsgeheim geldt onverkort — ook als er een AI-tool tussen zit. Daarnaast geldt de AVG voor alle persoonsgegevens die u verwerkt. En sinds februari 2025 verplicht de Europese AI-verordening (AI Act) organisaties die AI gebruiken om te zorgen voor voldoende AI-geletterdheid van hun medewerkers. Een AI-beleid, gecombineerd met training, is de meest praktische manier om daar invulling aan te geven.

Wat hoort er in een AI-beleid?

Een goed AI-beleid is kort, concreet en leesbaar voor iedereen op kantoor — van advocaat tot secretaresse. Deze onderwerpen horen erin:

• Doel en reikwijdte: waarvoor gebruikt het kantoor AI, en voor wie gelden de afspraken (ook stagiairs en externe krachten)?
• Toegestane tools: een korte lijst met goedgekeurde toepassingen, bijvoorbeeld Microsoft 365 Copilot binnen uw eigen omgeving. Alles wat niet op de lijst staat, is niet toegestaan voor werkgerelateerde gegevens.
• Welke gegevens wel en niet: maak onderscheid tussen openbare informatie, interne informatie en vertrouwelijke cliëntgegevens. Die laatste categorie alleen in goedgekeurde, afgeschermde tools.
• Controle van de output: AI kan overtuigend klinkende maar onjuiste antwoorden geven, inclusief verzonnen uitspraken of bronnen. Alles wat naar een cliënt, wederpartij of rechter gaat, wordt door een advocaat gecontroleerd. De verantwoordelijkheid blijft altijd bij de mens.
• Opnames en transcriptie: gesprekken met cliënten worden alleen vastgelegd met toestemming, en opnames blijven binnen de eigen omgeving.
• Transparantie: spreek af of en hoe u cliënten informeert over het gebruik van AI, bijvoorbeeld in uw opdrachtbevestiging.
• Melden van incidenten: wat doet een medewerker als er per ongeluk vertrouwelijke informatie in een niet-goedgekeurde tool is beland? Dat kan een datalek zijn, en dan telt elk uur.
• Training en evaluatie: wie zorgt voor uitleg aan nieuwe medewerkers, en wanneer wordt het beleid herzien? AI verandert snel; plan minimaal een jaarlijkse evaluatie.

Beleid alleen is niet genoeg: borg het met techniek

Een beleid op papier werkt pas als de techniek het ondersteunt. Een paar maatregelen maken het verschil:

• Rechten op orde vóór Copilot: Microsoft 365 Copilot kan alles gebruiken waar een medewerker toegang toe heeft. Staan dossiers te ruim gedeeld, dan komt die informatie ook in AI-antwoorden terecht. Ruim daarom eerst de toegangsrechten op.
• Gevoeligheidslabels: met labels in Microsoft 365 markeert u vertrouwelijke documenten, zodat beveiliging met het document meereist.
• Niet-goedgekeurde AI-sites blokkeren: met de webfilter van een beheerde firewall kunt u publieke AI-diensten voor het kantoornetwerk afschermen, zodat de goedgekeurde route ook de makkelijkste is.
• Een goed alternatief bieden: verbieden zonder alternatief werkt niet. Zorg dat medewerkers een veilige AI-tool hebben die het werk echt makkelijker maakt.

In vijf stappen naar een AI-beleid

• Inventariseer welke AI-tools er nu al op kantoor worden gebruikt — vraag het gewoon na, zonder oordeel.
• Kies een veilige standaardtool en richt die goed in, met de rechten op orde.
• Schrijf een beknopt beleid van hooguit twee pagina’s, met concrete voorbeelden uit uw eigen praktijk.
• Train alle medewerkers in een korte sessie: wat mag, wat niet, en hoe controleer je AI-output?
• Evalueer na drie maanden: wat werkt, waar lopen mensen tegenaan, wat moet anders?

Legal IT helpt advocatenkantoren bij de hele route: van een veilig ingerichte Microsoft 365-omgeving en Copilot tot een AI-beleid en training voor uw team. Lees meer over AI & automatiseren of over onze aanpak voor advocatenkantoren.