Gesprek gevoerd, verslag klaar. Notuleren hoeft niet meer.

Het is het jaargesprek met een vaste klant. Drie kwartier over de cijfers, de plannen voor volgend jaar en een vraag over de nieuwe bv. Halverwege merkt u dat u meer aan het schrijven bent dan aan het luisteren. En na afloop moet het verslag nog worden uitgewerkt. Dat schuift door naar vrijdagmiddag.

Het kan ook anders. U neemt het gesprek op en voert het gewoon. Een paar minuten later staat er een helder verslag klaar: wat er besproken is, wat er is afgesproken en wie wat oppakt. U leest het na, past het waar nodig aan en zet het in het klantdossier.

Zo werkt het, in vier stappen

1. Opnemen. Een online gesprek neemt u op in Microsoft Teams. Zit u aan tafel op kantoor? Dan start u een Teams-vergadering op de laptop en neemt u ook op.
2. Uitschrijven. Teams zet het gesprek om in tekst, met wie wat zei.
3. Opmaken. Microsoft 365 Copilot maakt van die tekst een verslag. Altijd in dezelfde opbouw, zodat elk verslag er hetzelfde uitziet.
4. Opslaan. Het verslag komt in de klantmap in SharePoint. Of u zet het in uw CRM of dossierpakket, bij de juiste klant.

Het verslag dat u krijgt

U bepaalt zelf hoe het verslag eruitziet. Een vaste opbouw werkt het best. Bijvoorbeeld:

Dat leest prettiger dan een woordelijk uitgeschreven gesprek. En een collega die het dossier later opent, ziet in één oogopslag waar het over ging.

Welke gesprekken lenen zich ervoor?

Vooral de gesprekken waarin veel gezegd wordt en waarin afspraken worden gemaakt:

• Jaargesprekken met klanten over cijfers, plannen en de samenwerking.
• Intakes met een nieuwe cliënt, waarin u de zaak en de verwachtingen doorneemt.
• Adviesgesprekken, bijvoorbeeld over een testament, een overdracht of een herstructurering.
• Interne overleggen, zoals een teamoverleg of de bespreking van een lastig dossier.

Een kort telefoontje ter afstemming hoeft niet. Daar is een verslag vaak overbodig.

Veilig, en met toestemming

Een gesprek met een klant of cliënt is vertrouwelijk. Zet het dus niet in een gratis app of chatbot. Met Microsoft 365 blijft de opname, de tekst en het verslag binnen uw eigen beveiligde omgeving. Een paar afspraken horen erbij:

• Vraag vooraf toestemming. Vertel aan het begin dat u opneemt en waarvoor. Neemt u op zonder dat iedereen het weet, dan niet.
• Bewaar de opname niet langer dan nodig. Vaak is het verslag genoeg. Teams-opnames kunnen automatisch verlopen na een termijn die u kiest.
• Lees het verslag na. AI maakt soms fouten of laat een nuance weg. U blijft verantwoordelijk voor wat er in het dossier komt.
• Leg vast wie erbij kan. Het verslag staat waar ook de rest van het klantdossier staat, met dezelfde rechten.

Let op: een opname bevat persoonsgegevens. Welke afspraken de AVG en uw beroepsregels van u vragen, bespreekt u met uw beroepsorganisatie of adviseur. Wij regelen de techniek.

Wat u nodig heeft

Opnemen en uitschrijven kan met Microsoft Teams. Voor het automatisch opmaken van het verslag heeft u Microsoft 365 Copilot nodig. Wij kijken eerst welke licenties u al heeft, zodat u niet dubbel betaalt.

Wilt u het verslag automatisch in uw CRM of dossierpakket? Dat hangt af van de koppelingen die dat pakket biedt. Wij zoeken het voor u uit. Is er geen koppeling, dan zet u het verslag er zelf in. Dat is een kwestie van kopiëren en plakken.

Zo helpt Legal IT: We richten Teams en Copilot in, stellen een vaste opbouw voor uw verslagen op en zorgen dat ze op de juiste plek terechtkomen. We stellen in hoe lang opnames bewaard blijven en wie erbij kan. En we laten uw team in een korte sessie zien hoe het werkt.

Terug naar het jaargesprek. U heeft drie kwartier geluisterd en doorgevraagd. Het verslag stond klaar voordat de klant de parkeerplaats af was. Vrijdagmiddag is weer vrij.