AI voor advocaten: uw kantoor gebruikt al AI, maar weet u welke?

Het is maandagochtend. Om elf uur belt een cliënt, en het verslag van de bespreking van vrijdag moet nog worden uitgewerkt. Even de aantekeningen in ChatGPT plakken, en binnen een minuut staat er een keurig verslag. Afgevinkt. Maar in die aantekeningen stonden de naam van de cliënt, de wederpartij en de kern van het conflict. Die gegevens staan nu mogelijk op een server waar u geen zicht meer op heeft.

AI voor advocaten is er al. Het wordt gebruikt, vaak buiten het zicht van het kantoor. In dit artikel leest u wat shadow AI is, wat het betekent voor het beroepsgeheim en hoe u juridische AI veilig inzet met Microsoft 365 Copilot.

Shadow AI in de advocatuur: goed bedoeld, toch riskant

Meer dan de helft van de Nederlandse werknemers gebruikt AI op het werk.¹ Grote kans dat dat ook op uw kantoor gebeurt. Doen medewerkers dat op eigen initiatief, buiten de afspraken en het zicht van het kantoor, dan heet dat shadow AI.

Denk aan een gratis chatbot als ChatGPT, maar ook aan een gratis transcriptie-app voor een cliëntgesprek, een online vertaaltool voor een Engelstalig contract of de AI-assistent in de browser. Soms zit AI ingebouwd in software, zonder dat iemand het merkt. Het zijn hulpmiddelen die advocaten, stagiairs en het secretariaat echt tijd besparen. Veilig zijn ze lang niet altijd.

Wat shadow AI betekent voor het beroepsgeheim

Gratis AI-tools mogen ingevoerde gegevens vaak gebruiken om hun modellen te trainen, afhankelijk van hun voorwaarden. Hun servers staan vaak buiten de EU. Plakt een medewerker een processtuk of een mailwisseling met een cliënt in zo'n tool, dan weet u niet meer waar die tekst heen gaat en wie erbij kan.

Voor een advocatenkantoor weegt dat zwaar. Het beroepsgeheim kent geen uitzondering voor software. Wat een cliënt u toevertrouwt, hoort niet op een plek waar u geen zicht of zeggenschap over heeft. Daarnaast geldt de AVG voor alle persoonsgegevens in uw dossiers. Belanden die gegevens bij een onbekende partij, dan kan dat een datalek zijn dat u moet melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Een partner of een stagiair die het goed bedoelt: als kantoor bent u verantwoordelijk.

Juridische AI veilig gebruiken: niet verbieden, maar faciliteren

Een verbod helpt weinig. Uw medewerkers willen AI gebruiken, omdat het hun werk lichter maakt. Regel daarom een veilige route.

Kijk wat er al gebruikt wordt

Vraag uw team welke AI-tools ze gebruiken, gewoon en zonder oordeel. Of laat het meten.

Zo helpt Legal IT: Met de beheerde FortiGate-firewall van Fortinet zien we welke AI-diensten er vanaf uw kantoor worden gebruikt. Ook uw beheerde laptops lopen via die firewall, dus we zien het ook als iemand thuis of onderweg werkt.

Bied een veilig alternatief, zoals Microsoft 365 Copilot

Copilot werkt direct in Outlook, Word en Teams, binnen uw eigen Microsoft 365-omgeving. Het gebruikt alleen wat de medewerker al mag zien. Volgens de zakelijke voorwaarden van Microsoft worden uw gegevens niet gebruikt om de modellen te trainen. Kijkt u naar een andere zakelijke of juridische AI-tool, stel dan dezelfde vragen: waar worden de gegevens verwerkt, is er een verwerkersovereenkomst, wordt uw invoer gebruikt voor training? Geen helder antwoord betekent: geen cliëntgegevens erin.

Zo helpt Legal IT: We richten Copilot voor u in. Eerst ruimen we de toegangsrechten op, zodat informatie uit de ene zaak niet opduikt bij een andere zaak. Met gevoeligheidslabels markeren we vertrouwelijke stukken. En we geven uw team een korte, praktische training.

Maak duidelijke afspraken

Bepaal welke tools wel en niet mogen, en welke gegevens er nooit in mogen. Spreek ook af dat elk AI-concept wordt gecontroleerd. AI kan overtuigend klinken en toch fout zitten, tot en met verzonnen uitspraken. De advocaat blijft verantwoordelijk.

Zo helpt Legal IT: We helpen u met de afspraken en zorgen dat niet-toegestane AI-diensten ook echt worden geblokkeerd, via de webfilter van uw beheerde FortiGate-firewall. Dat werkt op kantoor, maar ook thuis en onderweg: uw beheerde laptops gaan altijd via de firewall.

Wat er in zulke afspraken hoort, leest u in ons artikel over AI-beleid voor advocatenkantoren.

Wat AI voor advocaten oplevert als het veilig is ingericht

Een week later, weer maandagochtend. Het verslag van de bespreking staat al klaar: het overleg in Teams is vastgelegd en samengevat, met besluiten en actiepunten, binnen de eigen omgeving van het kantoor. Een lang processtuk heeft de advocaat in Word door Copilot laten samenvatten, en de passages die ertoe doen heeft hij zelf in het stuk nagelezen. U weet welke AI-tools uw team gebruikt, iedereen kent de afspraken en onveilige tools zijn geblokkeerd. Afgevinkt, en dit keer zonder zorgen over de gegevens van de cliënt.

Opnames en verslagen blijven in uw Microsoft 365-omgeving, met bewaartermijnen die u zelf instelt. Cliëntgesprekken legt u alleen vast als de cliënt vooraf toestemming geeft.

Terugkerend werk? Dat kan ook vanzelf

De volgende taak op de lijst: een nieuw dossier aanmaken na een intake, of ontbrekende stukken opvragen bij een cliënt. Precies het soort werk waarvoor iemand snel een chatbot opent. Het kan ook veilig en geautomatiseerd. Na de intake staan de werkmap en de rechten in Microsoft 365 klaar, naast het dossier in uw dossierpakket. Ontbrekende stukken worden automatisch opgevraagd. De gegevens verlaten uw eigen omgeving niet.

Zo helpt Legal IT: We richten Microsoft 365 en Copilot veilig in, zetten transcriptie en samenvattingen van overleggen op binnen uw eigen omgeving en automatiseren terugkerend werk zoals mappen aanmaken en stukken opvragen. Wij werken volgens ISO 27001; de certificering verwachten we in het eerste kwartaal van 2027.